Tips para eventos sostenibles

Los eventos son una de las actividades turísticas más contaminantes al generar diversos impactos negativos al entorno. Se tiene registro de que cada asistente a un congreso consume tres veces más agua que en su vida cotidiana, genera un tercio más de basura y emite hasta 660 kilos de gases de efecto invernadero a diferencia de los 23 kilos que produce en su día a día, de ahí la importancia de realizar eventos sostenibles.

Es verdad que hay miles de páginas web que abordan el tema, pero algunas son muy técnicas y otras muy básicas. También es verdad que si se requiere cumplir con algo más profesional a nivel corporativo es necesario acercarse a los estándares y certificaciones internacionales como los del Consejo Global de Turismo Sostenible, las certificaciones EarthCheck, Rainforest Alliance, el Distintivo S de la Secretaría de Turismo o la propia ISO 20121:2012 que certifica la gestión de eventos sostenibles.

En esta ocasión trataremos de llegar a un justo medio, donde cualquier persona que organice un evento pueda cumplir con los criterios básicos y no generar esos impactos negativos al entorno.

Balance sostenible

El primer paso es entender que cuando se habla de eventos sostenibles las acciones se tienen que analizar desde tres perspectivas complementarias; lo social, que promueve la interacción justa entre los seres humanos; lo  económico, que reduce los costos sin comprometer las otras dos dimensiones y lo ecológico, que busca generar el menor impacto posible a la naturaleza. Teniendo esto en cuenta, comencemos con las recomendaciones.

Impacto social

Bajo esta perspectiva el objetivo será maximizar los beneficios sociales del evento tanto para la población local, como para los visitantes y evitar las interacciones negativas e injusticias entre ambos. ¿Cómo logarlo?

Souvenirs locales: Adquiere y regala a tus invitados recuerdos de artesanías locales que sean representativos tanto del evento como del lugar, como canastitas de dulces, monederos, sombreros, etc.

Contrata colectivos locales. Acércate a casas hogar, asociaciones de personas con Síndrome de Down, personas de la tercera edad que te pueden apoyar tanto en la producción como en la atención del evento.

 Actividades de responsabilidad social. Lleva a tus asistentes a sembrar arbolitos, otorgar ayudas a la comunidad local, visitar asilos o identificar los retos sociales de esa comunidad.

Coffee break local. Los alimentos deben complementar la experiencia local, desde el coffee break hasta los banquetes más elaborados deben utilizar ingredientes y recetas locales.

Becas de servicio. Apoya a los estudiantes regionales permitiéndoles interactuar con tu evento. Deja que te ayuden con la acreditación, la entrega de registros, los montajes y al final otórgales un reconocimiento y si es posible una remuneración.

Donaciones. Los eventos producen mucha comida. Investiga si existen organizaciones locales que puedan requerir los excedentes de comida obviamente cumpliendo con estándares de salud e higiene.

Accesibilidad/Diversidad. También es obvio que en esta dimensión se promueve la eliminación de prejuicios y la discriminación por raza, sexo o religión y además se incentiva la asistencia de personas con discapacidad móvil, auditiva, visual, intelectual o metabólica, otorgando facilidades para su comodidad

Impacto económico

El objetivo de esta dimensión será la reducción de costos sin afectar la experiencia del asistente y sin comprometer lo social y lo ecológico. Nos podemos ayudar de diversas herramientas como:

Agua. Evitar comprar tantas botellitas de agua y utilizar dispensadores o jarras de vidrio tradicionales con sus respectivos vasos.

Proveedores locales. En muchas ocasiones el mayor gasto se genera por querer comprar insumos provenientes de lugares lejanos. Debemos aprovechar lo que hay cerca y reducimos el impacto ecológico por la transportación y el económico por los precios.

Voluntarios. Las becas de servicio y los voluntarios que se describieron en la dimensión anterior también funcionan como una forma de ahorro de recursos.

Energía. Realizar actividades al aire libre para evitar el consumo energético, usar inodoros inteligentes para reducir el consumo de agua, usar paneles solares para la recarga de celulares, promover recorridos en bicicleta para reducir costos de transportación, etc.

Patrocinadores. Al ser un evento sostenible habrá “empresas verdes” que se interesen por patrocinar el evento y apoyen financieramente con el mismo. Desde empresas de automóviles eléctricos hasta marcas de ropa con materiales reciclados.

Aprovechar la web. Se reducen costos en papelería desarrollando una aplicación para tener el programa y las actividades a la mano. También utilizar un marketing 100% on line.

Impacto ecológico

Las tres dimensiones son igual de importantes, pero la dimensión ecológica es la que da sentido a un evento sostenible. Con esta dimensión se pretende minimizar el impacto negativo a la naturaleza a través de algo que nos han enseñado desde la primaria: reducir, reutilizar y reciclar.

Reducir

No más papel. Se debe evitar el uso de papel para programas, invitaciones, tarjetas e incluso gafetes y sustituirlos por aplicaciones tecnológicas.

Transporte. Evitar el uso de taxis, autobuses y demás transporte contaminante y sustituirlo por caminatas, bicicletas o medios ecológicos.

 No más plástico. Evitar platos, vasos, cubiertos de plástico y regresar a los tradicionales platos de vidrio y plaqué. El uso de agua para su lavado es de menor impacto que el tiempo que se lleva degradar los plásticos.

Limpieza de habitaciones. Promover la limpieza de habitaciones en los hoteles escalonada, es decir; que no sea diaria, ya que el consumo energético tanto de productos como de químicos es mayor. No pasa nada si la camarista limpia la habitación un día sí y otro no.

Porciones. En los banquetes y especialmente en los bufetes concientizar a los asistentes para que consuman únicamente lo que se van a comer y evitar desperdiciar alimentos.

Reutilizar

Lonas, banners, displays para otros eventos o donarlos o venderlos a empresas que procesan esos materiales.

Uniformes, del staff, donarlos o usarlos para más eventos.

Bolsas del evento donde se otorgan los souvenirs, procurar que sean utilizables para los asistentes ya sea para ir a la playa, salir o ir al supermercado.

Obsequiar la decoración especialmente si es decoración orgánica como flores o arreglos que se usaron para una conferencia, mesa de honor o exposición. Se pueden regalar o a asistentes o personas locales para que lleven a sus casas.

Reciclar

Colocar contenedores de cartón, plástico, cristal y aluminio y promover su uso.

Contactar a recicladoras locales

Informar a los asistentes la cantidad de materiales que se ha logrado recolectar

Usar calculadoras de CO2 y medir la huella de carbono del evento

Todo es cuestión de ser creativos y comprometidos con el entorno que nos tocó vivir.